Irodai dokumentumok rendszerezése, iratrendszerezés

Rövid és hosszú távú dokumentumszervezés, iratrendezés

Az asztali megoldások a rövid távú dokumentumtárolás megszervezésére szolgálnak. Ösztönözze az alkalmazottakat, hogy az általuk nem használt papírokat rendszeresen vigyék be az irattárba, például az adózási űrlapokat.

A piacon az iratszekrények széles választéka található az iratszervezés javítására. Álljon ellen a késztetésnek, hogy megvásárolja az első szekrényt, amelyet meglát, egyszerűen azért, mert olcsó vagy kényelmes. Ehelyett végezzen kutatást, és válassza ki a meglévő irodabútorokhoz és tárolási stílusához legjobban illeszkedő szekrényeket. Nálunk, a papirlandshop.hu papír-írószer webáruházban széles választékot, minőségi termékeket kínálunk kedvező áron az iratrendezők terén is.

Sok vállalkozás a fém iratszekrényeket választja tartósságuk és hosszú élettartamuk miatt. Megfelelő karbantartás mellett a fém iratszekrények garantáltan évtizedekig használhatók. Az iratszekrények elérhető színei jelentősen kibővültek, és a feketén, szürkén és barnán kívüli lehetőségeket is tartalmaznak.

A három-hat fiókos függőleges iratszekrények a legnépszerűbb modellek az irodai dokumentumok rendszerezésére. A magas, karcsú kialakításnak köszönhetően ez a szekrény gyakorlatilag bármilyen irodahelyiségbe könnyen beilleszthető. Az oldalsó vagy vízszintes kialakítások ideálisak szokatlan alakú dokumentumok, például térképek és jogi dokumentumok rendezésére.

Címkézési és színkódoló rendszerek létrehozása a dokumentumszervezéshez, iratrendezéshez

A címkézés az egyik legegyszerűbb módja a dokumentumok rendezettebbé tételének. Ha úgy találja, hogy az irodában problémák vannak a dokumentumok időben történő megtalálásával kapcsolatban, fontolja meg egy vállalati szintű, színkódolási rendszer bevezetését.

Készítsen listát a rendszerezendő általános fájlkategóriákról, például heti értekezletekről és ügyfélprojektekről. Ezután minden kategóriához jelöljön ki egy színt. Ne feledje, hogy vállalkozása számára az a legjobb nyilvántartási rendszer, amely az alkalmazottak számára működik, és rendszerezi őket.

A régi dokumentumok megsemmisítése segíthet a dokumentumok rendszerezésében

A legjobb iktatórendszerek hatékonyak és azok is maradnak, ha a fájlokat jól karbantartják. Rendszeres időközönként ütemezzen a vállalati szintű tisztítási munkameneteket. Ezek az alkalmak időt biztosítanak az alkalmazottaknak ahhoz, hogy átnézzék a dokumentumaikat és kidobják a szükségtelen fájlokat.

Győződjön meg arról, hogy minden bizalmas dokumentumot keresztirányú aprítógéppel aprított fel, és megfelelően megsemmisítette.